Tietosuojaseloste

Liiketuttavarekisterin tietosuojaseloste

Hankkija Oy:n liiketuttavarekisterissä käsitellään asiakkaiden, tavarantoimittajien ja yhteistyökumppanien tietoja.

Hankkija Oy on sitoutunut suojaamaan asiakkaidensa ja yhteistyökumppaneidensa yksityisyyttä. Tällä tietosuojaselosteella informoimme liiketuttaviamme heidän henkilötietojensa käsittelystä kuten tietojen keräämisestä, käyttämisestä, säilyttämisestä ja suojaamisesta.

Rekisterinpitäjä ja sen yhteystiedot

Käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii:

Hankkija Oy,
PL 390, 05801 HYVINKÄÄ

Tietosuojasta ja henkilötietojen käsittelystä voit kysyä lisää sähköpostilla: tietosuojavastaava@hankkija.fi

Mitä tietoja liiketuttavasta voidaan kerätä?

Hankkijan liiketuttavarekisteri sisältää rekisteröidyn ominaisuuksista riippuen:

• Henkilön tunnistamiseen tarvittavat tiedot: henkilötunnus ja/tai y-tunnus ja nimi
• Yhteystiedot: osoitteet, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet
• Asiointiin liittyvät tiedot: asiointikieli, maa ja suoramarkkinointiluvat
• Taloudelliset tiedot: pankkiyhteystiedot, tiedon ennakkoperintärekisteristä, maksu- ja laskutustiedot, luotonhallinta- ja vakuustiedot
• Sopimuksiin liittyviä dokumentteja kuten tilihakemus, yhtymä- ja kuolinpesäsitoumus, kopio ajokortista tai muusta henkilöllisyystodistuksesta
• Tapahtumatietoja: liiketuttavalle kohdistetut edut ja kampanjat, osto- ja myyntitapahtumat, tilaushistoria ja ostokäyttäytymistiedot, asiakaspalautteet
• Maatila-asiakkaista maatilan tiedot kuten eläinten määrä, metsä-/peltopinta-ala, viljelytiedot • Yhteistyökumppanuuteen liittyvät sopimukset ja todistukset
• Hankkija.fi -verkkokaupan käyttö- ja selaustiedot sekä päätelaitteen tunnistetiedot
• Laadunvalvonta ja turvallisuustiedot: puheluiden, chat-keskusteluiden ja valvontakameroiden tallenteet Hankkija Oy:n toimipisteistä
• Muut asiakkuuteen tai muuhun yhteistyökumppanuuteen tai niiden hoitamiseen liittyvät tarpeelliset tiedot

Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti suoraan rekisteröidyltä tai niitä saadaan palveluiden tai tuotteiden toimittamiseksi Hankkija Oy:n yhteistyökumppaneilta tai lakisääteisten velvollisuuksien toteuttamiseksi viranomaisilta.

Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös osoite-, luottotieto- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavilta rekisterinpitäjiltä.

Hankkijan verkkokaupan käyttäjät voivat itse päivittää tilatiedot ja yhteystiedot Omat tiedot -palvelussa.

Mihin henkilötietoja käytetään ja millä oikeusperusteilla?

Käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen tai muun yhteistyökumppanuuden hoitaminen, liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen sekä henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely tutkimustoimintaan ja Hankkija Oy:n suoramarkkinoinnin ja mainonnan suuntaaminen asiakastietojen perusteella.

Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisten ja sopimusten mukaisten velvollisuuksien täyttämiseen, oikeutettuun etuun liiketoiminnan kehittämiseksi sekä asiakkaan suostumukseen esim. suoramarkkinoinnin osalta.

Liiketuttavatietoja voidaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin:
• Asiakaspalvelu sekä asiakassuhteen hoito ja kehittäminen
• Tuotteiden ja palvelujen tuottaminen, kehittäminen ja laadunvarmistus
• Tuotteiden toimittaminen ja laskuttaminen
• Tuotteiden ja palvelujen käytön seuranta ja analysointi sekä asiakkaiden segmentointi
• Mielipide- ja markkinatutkimukset
• Markkinoinnin ja mainonnan kohdentaminen ja suoramarkkinointi
• Digitaalisen sisällön personointi mm. nettisivuille ja sähköpostikirjeisiin
• Väärinkäytösten ennaltaehkäisy ja selvittäminen
• Luotonvalvonta
• Lakiin perustuvien sekä viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitaminen
• Laadunvalvonnan ja turvallisuuden varmistaminen digitaalisilla tallenteilla

Rekisterissä voidaan hyödyntää automatisoitua päätöksentekoa luotonmyöntö- ja valvontaprosessissa. Halutessaan manuaalisen päätöksentekomenettelyn, rekisteröidyn tulee lähettää tilihakemus Hankkija Oy:n Liikekumppanipalveluihin.

Miten rekisterin tietoja säilytetään ja suojataan?

Rekisterin tiedot tallennetaan tietojärjestelmiin, joiden suojaamisesta on huolehdittu asianmukaisesti teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Kaikki henkilötiedot ovat suojattu asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä. Rekisterin käyttö on ohjeistettu ja henkilötietoja voivat käsitellä vain ennalta nimetyt henkilöt määritellyin käyttöoikeuksin. Henkilötietoja sisältävien järjestelmiemme käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Henkilötietojen käsittelyssä on huomioitu 25.5.2018 alkaen sovellettavan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset.

Kuka käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja?

Liiketuttavatietoihin on pääsy vain henkilötietoja työssään käsittelevillä työntekijöillä. Henkilökuntamme on koulutettu käsittelemään henkilötietoja asianmukaisesti tietosuoja huomioiden. Käytämme luotettuja sopimuskumppaneita, jolloin tietoa voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle. Kaikkien kumppanien kanssa on sopimuksissa huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset.

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään rekisterissä?

Hankkija Oy säilyttää henkilötietoja vain tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoituksien kannalta tarpeellisen ajan. Tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien toteuttamiseksi. Rekisteröidyn pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa tai anonymisoida Hankkija Oy:n järjestelmistä, ellei tiedon säilyttämiselle ole lakisääteistä perustetta tai ellei se ole tarpeen oikeusvaateiden käsittelemiseksi. Poiston tai anonymisoinnin jälkeen henkilötietoja ei voida enää palauttaa.

Millaisia oikeuksia rekisteröidyllä on?

Liiketuttavalla on oikeus
• Pyytää pääsy henkilötietoihin ja saada tiedot sähköisesti siirrettävässä muodossa,
• Pyytää itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista,
• Pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä,
• Tulla informoiduksi henkilötietoon kohdistuvista tietosuojaloukkauksista

Suoramarkkinointi perustuu henkilön suostumukseen ja suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Hankkija.fi -palveluun rekisteröitynyt liiketuttava voi päivittää nimi- ja osoitetietojaan sekä markkinointilupia verkkokaupan Omat tiedot -osiossa. Liiketuttava voi myös lähettää tietojen päivityspyynnön Hankkijan asiakaspalveluun asiakaspalvelu@hankkija.fi tai puhelimella: 010 40 22020.

Henkilötietoihin liittyvät tarkastus- ja poistopyynnöt tulee tehdä henkilökohtaisesti Hankkija Oy:n myymälöissä. Tietopyyntöä tehdessä tarkastetaan pyytäjän henkilöllisyys henkilöllisyystodistuksesta. Tietopyynnöt käsitellään Hankkija Oy:n tietosuojavastaavan toimesta ja rekisteröidylle ilmoitetaan, mikäli pyyntöä ei joiltain osin pystytä toteuttamaan kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen on lakisääteinen velvollisuus.

Miten rekisteröity voi vaikuttaa tietojensa käyttöön?

Rekisteröity voi itse määrittää haluaako ottaa vastaan markkinointiviestejä postilla, sähköpostilla tai tekstiviestitse. Markkinointiviestien lupia voi hallinnoida Hankkija.fi -palveluun rekisteröitynyt liiketuttava Omat tiedot –osiossa tai ottamalla yhteyttä Hankkijan asiakaspalveluun asiakaspalvelu@hankkija.fi, 010 40 22020.

Henkilötietojen poistopyynnöt tulee tehdä henkilökohtaisesti Hankkija Oy:n myymälöissä. Tietopyyntöä tehdessä tarkastetaan pyytäjän henkilöllisyys henkilöllisyystodistuksesta henkilön vahvan tunnistamisen vuoksi.

Luovutetaanko rekisteröidyn tietoja kolmansille osapuolille?

Tietoja luovutetaan Hankkija Oy:n ulkopuolelle ainoastaan niiltä osin, kun se on välttämätöntä määriteltyjä käsittelytoimia varten.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa: • Lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi viranomaisille
• Tavaran- tai palveluiden toimittamiseksi yhteistyökumppaneille
• Tilausten toimittamiseksi kuljetusliikkeille
• Rahoitus- ja maksunvälityspalveluita varten maksupalveluiden tarjoajille
• Takuukäsittelyä varten tuotteiden valmistajille
• Kertaluonteista postitusta varten nimi- ja osoitetiedot julkaisupalvelua tuottavalle yhteistyökumppanille
• Kertaluonteista lähetystä varten puhelinnumero operaattorille (tekstiviesti)
• Maksuhäiriöseurantaa varten laskutusasiakkaasta palveluntarjoajalle henkilötunnus/Y-tunnus ja nimi
• Tarvittaessa työkoneiden osalta sopimushuoltajille
• Laskujen erääntyessä ja siirtyessä perintään tiedot perintäyhtiölle
• Palvelun toimittajille, mikäli tekniset ratkaisut sitä vaativat.

Hankkija Oy ei luovuta eikä siirrä suoramarkkinointia varten liiketuttavatietoja ulkopuolisille. Mikäli asiakkaiden tietojen luovuttaminen suoramarkkinointitarkoituksissa Hankkija Oy:n ulkopuolelle tulee ajankohtaiseksi, asiakkailta pyydetään etukäteen asianmukainen suostumus.

Hankkija Oy käyttää asiakastietoja kolmansien osapuolten kanssa myös analytiikka- ja personointitarkoituksiin. Ostokäyttäytymis- ja selaustietoja hyödynnetään yhteistyökumppanien kanssa, jotta voidaan paremmin tarjota liiketuttavalle kiinnostavia tuotteita ja tarjouksia. Analytiikka- ja personointitarkoituksiin käytetty tieto on anonymisoitua tai pseudonymisoitua aina mahdollisuuksien mukaan. Ainoastaan Hankkija Oy pystyy yhdistämään käytetyn pseudonymisoidun tiedon rekisteröityyn. Tarvittaessa tietoja luovutetaan myös viranomaisille. Tietopyynnöstä informoidaan aina myös asiakasta, jos se on lain puitteissa sallittua.

Hankkija Oy huolehtii tietojen siirrossa ja käsittelyssä tietoturvan ja -suojan korkeasta tasosta EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Kolmansien osapuolten tietojenkäsittelyn tason varmistuskeinoina ovat Euroopan komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet tai muu tietosuoja-asetuksen mukainen hyväksytty tapa.

Käytetäänkö Hankkija.fi -sivuilla evästeitä ja mitä ne ovat?

Hankkija.fi -verkkopalvelu hyödyntää evästeitä eli käyttäjän tietokoneeseen tallennettavia pieniä tekstitiedostoja palvelun istunnon hallitsemisessa, kävijäseurannassa ja digitaalisessa markkinoinnissa. Evästeet ovat hyvin yleisiä verkkokaupoissa ja ne mahdollistavat esimerkiksi ostoskorin toiminnan. Evästeiden avulla analysoidaan myös, miten käyttäjä käyttää verkkopalvelua. Evästeiden käyttäjästä tallentamat tiedot sisältävät tunnistetietoja selaimesta, sivuston käytöstä sekä käyttäjän tietokoneen IP-osoitteesta. Evästeitä käytetään sivustolla myös sivuston personointiin mm. kiinnostuksen kohteiden, henkilötietojen (kuten kotieläintilatyypin), aiemman historiatiedon ja sijainnin perusteella sekä uudelleenmarkkinointitarkoitukseen ja uudelleenmarkkinointilistojen keräämiseen.

Sivusto sisältää myös kolmansien osapuolien, kuten markkinoinnin automaatio-, mittaus- ja seurantapalveluiden (mm. Google, Facebook ja Apsis) evästeitä. Evästeiden ja muiden tekniikoiden avulla voidaan saatua tietoa yhdistää käyttäjältä saatuihin henkilötietoihin. Yhteistyökumppaneille lähetettävä tieto on pääosin pseudonomisoitua, jolloin kolmannen osapuolen ei ole mahdollista selvittää käyttäjän henkilöllisyyttä sen perusteella.

Käyttäjä voi halutessaan estää evästeiden käytön muuttamalla internet -selaimen asetuksia. Jo tallentuneet evästeet voi halutessaan myös tyhjentää. Evästeiden tyhjentäminen tai selaimen käyttäminen salatussa tilassa (esim. Chrome-selaimen incognito-tila, Firefoxin yksityinen selaus -tila ja Internet Explorerin InPrivate-tila) ei lopeta evästeiden käyttöä vaan käyttäjää käsitellään uutena, tunnistamattomana käyttäjänä eikä historiatietoja voida hyödyntää. Evästeiden käytön estäminen vaikuttaa sivuston toimivuuteen.

Voidaanko tätä tietosuojaselostetta muuttaa?

Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta Hankkija Oy pidättää oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.

Hankkija Oy suosittelee rekisteröityjä ja sivuston käyttäjiä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Mihin rekisteröity voi ottaa yhteyttä?

Liiketuttava voi ottaa yhteyttä yksityisyyteen, tietojen käsittelyyn ja tietosuojaselosteeseen liittyvissä kysymyksissä sähköpostilla: tietosuojavastaava@hankkija.fi

Muissa asioissa auttaa Hankkija Oy:n asiakaspalvelu:
asiakaspalvelu@hankkija.fi